Sơ đồ Gantt là gì? Đó là một phương thức lập kế hoạch hay dự án được sử dụng phổ biến và rộng rãi nhất hiện nay. Nhờ sự thân thiện tiện dụng, thao tác đơn giản, dễ dàng thiết kế và nắm bắt nên hầu như các công ty lớn nhỏ và các doanh nghiệp đều sử dụng để nâng cao hiệu quả công việc, cũng như quản lý được thời gian dự kiến.
Hãy cùng taichinhthinhvuong khám phá phương thức lập kế hoạch bậc nhất hiện nay, sơ đồ gantt là gì nhé
Nội dung bài viết
Sơ đồ Gantt là gì ? Ví dụ sơ đồ Gantt
Sơ đồ gantt còn được gọi với một tên khác là Gantt Chart. Là dạng sơ đồ truyền thống dùng liệt kê các công việc, nhiệm vụ cần phải làm trong thời gian nhất định. Sơ đồ gantt thường sẽ có 2 phần chính là trục tung và trục hoành.
Trục tung biểu hiện các công việc, nhiệm vụ. Còn trục hoành thể hiện thời gian tương ứng với từng công việc, nhiệm vụ bên trục tung. Hơn nữa, sơ đồ gantt còn giúp tóm tắt từng giai đoạn thực hiện các công việc cần thiết trước theo thứ tự ưu tiên. Vì vậy, chỉ cần nhìn vào sơ đồ thì người dùng sẽ ngay lập tức hình dung, nắm bắt được từng thông tin quan trọng nhất trong từng công việc dự án
Xét về bản chất thì sơ đồ gantt là hình ảnh minh họa chân thực của bản kế hoạch giúp người dùng dễ dàng theo dõi được các công việc phải làm theo đúng thời gian quy định. Nhờ đó, tiến độ công việc sẽ được nâng cao hiệu quả hơn rất nhiều. Người dùng có thể chủ động hơn khi thực hiện công việc, biết được việc nào cần phải làm trước, việc nào làm sau.
Ví dụ minh họa:
Một nhà máy thép đang cố gắng tránh chi phí lắp đặt hệ thống kiểm soát ô nhiễm không khí. Tuy nhiên, để bảo vệ môi trường địa phương, nhà chức trách buộc các nhà máy phải lắp đặt hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần. Nhà máy đã được cảnh báo rằng nó sẽ buộc phải đóng cửa nếu thiết bị không được lắp đặt trong thời hạn.
Vì vậy, để đảm bảo hoạt động của nhà máy, Giám đốc nhà máy mong rằng hệ thống có thể được lắp đặt đúng thời hạn. Dự án lắp đặt máy lọc không khí này được trình bày trong Bảng 1.
Bảng 1
Sử dụng phương pháp biểu đồ Gantt để lập lịch cho dự án, chúng tôi thấy rằng các hoạt động A-C-E-G-H đang ở trên lộ trình quan trọng (lộ trình tới hạn là dài nhất và bất kỳ hoạt động nào bị trì hoãn trên lộ trình tới hạn sẽ khiến dự án bị trì hoãn).
Các nhiệm vụ B-D-F không nằm trên con đường trọng yếu, chúng có thể được di chuyển trong phạm vi cho phép mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án. Vì vậy, chúng tôi có thể lên lịch các công việc này theo mô hình triển khai sớm hoặc triển khai chậm.
– Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm như có thể, miễn là không ảnh hưởng tới các công việc trước đó.
Bảng 2
– Với phương thức triển khai chậm, các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án (Bảng 2). Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc trong hai sơ đồ (nét chấm gạch) được gọi là thời gian dự trữ.
Ngoài ra, sơ đồ Gantt còn có thể đư0ợc biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công việc.
Ưu và Nhược điểm của sơ đồ Gantt
Ưu điểm của sơ đồ gantt
Sơ đồ Gantt là cách hoàn hảo để lập kế hoạch cho các dự án: cho những công việc đơn giản, ít chồng chéo, dễ xây dựng và người đọc dễ dàng xác định công việc và thời gian. Xem rõ tổng thời gian thực hiện nhiệm vụ.
- Quản lý cùng lúc nhiều thông tin
Sơ đồ Gantt chỉ đơn giản trình bày 2 trục công việc chính giúp bạn hiểu rõ ràng các thông tin cần thiết cho dự án: ai chịu trách nhiệm thực hiện, thời hạn bắt đầu và kết thúc, nội dung công việc và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và tiến độ tổng thể của dự án.
⇒ Trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nắm bắt thông tin chính một cách nhanh chóng.
- Nâng cao năng suất
Công khai thông tin về người thực thi công việc, tiến độ công việc và các thông tin khác nhằm giúp mọi người hiểu được tầm quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Điều này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc của mình, biết rằng sự chậm trễ của bản thân chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của các thành viên khác và của cả dự án
⇒ Làm việc chủ động và làm việc có trách nhiệm là một yếu tố tạo nên năng suất.
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả
Sơ đồ Gantt cung cấp cho các nhà quản lý và lập kế hoạch dự án một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp họ biết cách phân bổ công việc hiệu quả và đảm bảo sử dụng hợp lý, tối ưu nguồn nhân lực.
⇒ Hạn chế công việc quá tải và đảm bảo chất lượng công trình.
Nhược điểm của sơ đồ gantt
- Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng
Trên thực tế, nếu các nhà quản lý cố gắng tạo ra một cấu trúc phân tích công việc trong khi xây dựng sơ đồ Gantt, họ có nguy cơ phải thực hiện lại toàn bộ lịch trình dự án — nếu có điều gì đó bị bỏ sót, thời hạn, tính toán sai hoặc lỗi tính toán khó xảy ra.
- Chỉ hoạt động tốt với những dự án nhỏ
Khi thời lượng và nhiệm vụ trải dài trên các trang, sơ đồ Gantt bắt đầu mất chức năng vì khó xem các mục tổng quan trên màn hình máy tính. Đồng thời, việc phải cập nhật thường xuyên cũng làm mất nhiều thời gian của người quản lý, nhất là đối với những dự án hàng trăm công việc.
- Sơ đồ Gantt không thực hiện tốt công việc mô tả độ phức tạp
Nếu một mốc quan trọng yêu cầu nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành và mỗi nhiệm vụ có các nhiệm vụ phụ, thì biểu đồ Gantt không thể hiển thị điều này. Vì lý do này, các nhà quản lý dự án không nên chỉ dựa vào sơ đồ Gantt cho các nhu cầu quản lý dự án của họ.
- Sơ đồ Gantt không làm tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án .
Điều này là do trọng tâm chính của sơ đồ Gantt là thời gian.
Có ba hạn chế cơ bản trong một dự án: thời gian, chi phí và phạm vi. Sơ đồ Gantt không thể mô tả toàn bộ chi phí và phạm vi. Đồng thời, nếu có quá nhiều công việc đan xen và tuần tự trong biểu đồ, có thể khó biết công việc nào cần được ưu tiên.
Sơ đồ Gantt phù hợp với những đối tượng nào
Sơ đồ Gantt bao gồm các thanh ngang minh họa lịch trình làm việc. Nếu doanh nghiệp cần thì sơ đồ này sẽ là một lựa chọn tốt để:
- Xây dựng kế hoạch và thời gian của dự án: sơ đồ Gantt là một đại diện tốt về những gì sẽ được thực hiện. Ngoài ra, sử dụng sơ đồ Gantt có thể giúp bạn cấu trúc các nhiệm vụ và lịch trình cho dự án của mình rõ ràng hơn.
- Phối hợp nhiều bên liên quan: Sơ đồ Gantt sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về hoạt động tại bất kỳ thời điểm nào và khi nào công việc sẽ được chuyển cho người tiếp theo.
- Ước tính thời gian và nỗ lực: Cho dù làm việc một mình hay theo nhóm, biểu đồ Gantt cho bạn biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn nhân lực để phân bổ nguồn lực và sắp xếp thời hạn phù hợp với công việc.
- Một dòng thời gian đơn giản: Đây là công cụ hỗ trợ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về dòng thời gian dự án của mình.
Lợi ích của sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
Khi bạn ứng dụng sơ đồ Gantt vào công việc quản lý dự án, chắc chắn điều này sẽ mang lợi những kết quả không ngờ
- Nắm được những gì đang diễn ra trong các dự án của bạn
- Cải thiện sự giao tiếp và gắn kết hoạt động nhóm
- Tránh quá tải công việc
- Đo lường tiến độ của dự án
- Nhận diện các hoạt động chồng chéo và các nhiệm vụ phụ thuộc
- Trải nghiệm công việc quản lý dự án một cách rõ ràng hơn
- Thực hành quản lý thời gian tốt hơn
- Có thể làm việc với các thành viên trong nhóm từ xa
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm
- Nâng cao sự rõ ràng, minh bạch.
Các bước lập sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt truyền thống được vẽ bằng tay và chi tiết đến mức chúng cần được sửa đổi hoặc vẽ lại mỗi khi dự án thay đổi. Điều này đặt ra những hạn chế lớn đối với việc áp dụng sơ đồ Gantt. Tuy nhiên, với sự ra đời của máy tính và phần mềm, các sơ đồ Gantt giờ đây có thể dễ dàng tạo, cập nhật và in ấn.
Bước 1: Xác định các hạng mục công việc cần thiết
Đầu tiên bạn cần liệt kê tất cả các hạng mục công việc cần thiết để thực hiện dự án. Để xác định các hạng mục công việc, xem xét dự án cần đạt được những gì để kế hoạch thực sự hiệu quả. Khi bạn đã có danh sách việc cần làm của mình, hãy xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và thời gian hoàn thành dự kiến.
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ
Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt là nó cho thấy mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Khi bạn đã có một mục nhiệm vụ và một khoảng thời gian, hãy xác định những nhiệm vụ nào cần được hoàn thành trước khi một nhiệm vụ khác có thể được hoàn thành. Các hoạt động liên quan này được gọi là công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”. Các nhiệm vụ khác sẽ là “song song” – nghĩa là chúng có thể được thực hiện đồng thời với các nhiệm vụ khác. Càng có nhiều công việc song song, tiến độ dự án của bạn sẽ càng ngắn lại.
Xác định các nhiệm vụ song song và tuần tự trong một dự án. Nếu một nhiệm vụ phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác, hãy lưu ý mối quan hệ giữa chúng. Nó có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về cách các dự án của bạn được tổ chức và giúp bạn khi bạn bắt đầu lập sơ đồ lịch trình sự kiện của mình.
Trong sơ đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:
Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.
Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
Bây giờ bạn đã có dữ liệu cần thiết, đã đến lúc trình bày biểu đồ. Bạn có thể vẽ bằng tay, Excel hoặc sử dụng các phần mềm sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như Gantto, Microsoft Project, Base Wework …
Ngoài ra còn có các công cụ được thiết kế dựa trên đám mây, có nghĩa là bạn và nhóm của bạn có thể truy cập tài liệu từ mọi nơi. (Trợ giúp đắc lực khi thảo luận, tối ưu hóa và báo cáo về các dự án.) Một dự án khá phức tạp được hiển thị trong Excel
Một dự án khá phức tạp được trình bày trên Excel
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Nó đang tiến triển khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai dự án, nhiều thay đổi sẽ xảy ra.
Ví dụ, nhiệm vụ A cần hoàn thành để cho nhiệm vụ B tiếp tục, nhưng nhiệm vụ A vẫn chưa hoàn thành, vậy phải điều chỉnh tiến độ như thế nào để đảm bảo không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để có thể điều chỉnh kịp thời. Điều này cũng giúp bạn cập nhật thông tin về chương trình của đội và nhà tài trợ.
Hỏi đáp về sơ đồ Gantt
- Sơ đồ Gantt có hữu ích không?
Sơ đồ Gantt rất hữu ích cho việc lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án. Điều này giúp bạn đo lường thời gian thực hiện của một dự án, xác định các nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch để bạn hoàn thành nhiệm vụ. Sơ đồ này cũng hữu ích để quản lý sự phụ thuộc giữa các tác vụ.
- Một điểm quan trọng trong phần về mối quan hệ giữa các nhiệm vụ mà nhiều người bỏ qua khi sử dụng sơ đồ Gantt?
Các nhiệm vụ có thể tuần tự và song song cùng một lúc. Ví dụ, hai nhiệm vụ (B và C) có thể phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác (A) và có thể được hoàn thành cùng một lúc. Nhiệm vụ B là nhiệm vụ tuần tự bắt đầu từ A và chạy song song với C.
- Sơ đồ Gantt được sử dụng cho những ngành nào?
Sơ đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành công nghiệp. Dưới đây là danh sách các khu vực được sử dụng nhiều nhất cho biểu đồ Gantt.
Xây dựng
Marketing
Thiết kế và sáng tạo
Nhân sự
Sản xuất
Phát triển phần mềm
Tổ chức sự kiện
- Sơ đồ Gantt có thể giúp người quản lý giám sát rủi ro dự án không?
Câu trả lời là, tất nhiên, có. Sơ đồ Gantt rất hữu ích cho người quản lý theo dõi tiến độ dự án khi dự án tiến triển. Người quản lý có thể nhận thấy ngay những thay đổi bất thường và nếu một dự án bị chậm tiến độ, người quản lý có thể hành động để đưa dự án trở lại đúng tiến độ.
Kết luận
Qua những tổng hợp thông tin ở bài viết trên cũng đã phần nào giúp bạn hiểu hơn về sơ đồ Gantt và biết các bước lập sơ đồ Gantt một cách nhanh và hiệu quả nhất, taichinhthinhvuong gửi chúc các bạn đọc thành công hơn trong việc quản lý công việc và thời gian trong doanh nghiệp và công ty. Hơn nữa là sắp xếp và quản lý những mục tiêu trong tương lai của chính mình tốt hơn nữa nhé!
Bài đọc tham khảo :
Net Profit Margin là gì ? Những lưu ý mà nhà đầu tư cần biết để chọn doanh nghiệp phù hợp
Tỷ Suất Sinh Lời Kỳ Vọng Là Gì? Công Thức Tính Tỷ Suất Sinh Lời Kỳ Vọng
0 comments